Safeguard Engineering Oy:n Tietosuojaseloste 

1.Rekisterin pitäjä

Safeguard Engineering Oy
Tillinmäentie 1 E
02330 Espoo
y-tunnus 2788684-1
Sähköposti: info@safeguard.fi

2. Tietosuojaselosteen tavoite

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Safeguard Engineering Oy käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan rekisterinpitäjän verkkosivuihin, tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen, asiakassuhteen hoitoon ja markkinointiin. Lisäksi tätä tietosuojaselostetta sovelletaan alihankintaan ja muuhun sidosryhmäyhteistyöhön.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuojasetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050).

Niitä tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilön voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

3.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kuhunkin käyttötarkoitukseen. Pääasialliset käyttötarkoitukset on kuvattu alla:

• Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen ja liiketapahtumien varmistaminen.
• Asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt sekä mahdolliset arvonnat.
• Laskutus ja saatavien perintä.
• Markkinointi (mukaan lukien markkinatutkimukset), muu markkinoinnin edistäminen, mahdollinen tilaisuuksien järjestäminen sekä markkinoinnin tehon mittaaminen.
• Suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi, mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö.
• Verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta sekä markkinoinnin kohdentaminen evästeiden ja vastaavien
seurantatekniikoiden perusteella.
• Lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esimerkiksi kirjanpito ja verolainsäädäntö).
• Sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet ja liiketoiminnan suunnittelu sekä henkilöstön ja sidosryhmien koulutus.
• Takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeus- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen.

Kun käsittelemme henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi ja asiakassopimusten tekemiseksi sekä tilausten ja niihin liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi, henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimussuhde tai sen valmistelu.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia asiakkaan yhteyshenkilön sekä asiakkaan tilauksiin ja/tai toimituksiin liittyvien henkilöiden tietoja:

• Perustiedot, esimerkiksi:
• Nimi ja osoitetiedot
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Työnantajayritys, asema, titteli ja toimialue

• Tunnistetiedot, esimerkiksi:
• Henkilönumero
• Veronumero
• Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus

• Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja, esimerkiksi:
• Tieto yhteyshenkilöstä toimituksissa ja laskutuksessa

• Markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteisiin liittyviä tietoja, esimerkiksi:
• Tiedot tapaamisista ja muusta yhteydenpidosta
• Asiakaspalautteet
• Postituslistat esimerkiksi markkinointiviestintää varten
• Kiellot vastaanottaa markkinointiviestintää sähköpostitse

5. Missä tarkoituksessa henkilötietoja käsitellään? 

Käsittelemme tietojasi rekisterinpitäjän ja yritysasiakkaan asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi sekä laskuttamista, saatavien valvontaa, tuotteiden toimittamista ja palveluiden tuottamista varten.

Lisäksi tietojasi käsitellään uusasiakashankinnan, myynnin, asiakastuen antamisen ja asiakasviestinnän yhteydessä. Tietojasi voidaan käsitellä myös ostotapahtumiin tai asiakkuuteen perustuvien arvontojen tai muiden kampanjoiden toteuttamiseksi.

Edellä mainittujen tietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Katsomme, että meillä on oikeutettu etu käsitellä sen henkilön tietoja, jonka työtehtäviin yhteistyö kanssamme kuuluu.

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta itseltäsi, kun esimerkiksi asioit kanssamme, ostat tai tilaat tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamasi organisaation puolesta taikka vierailet verkkosivuillamme tai muissa sähköisissä palveluissamme, tilaat uutiskirjeemme tai muita sivuillamme saatavilla olevia materiaaleja, vastaat asiakastyytyväisyystutkimukseen tai olet meihin muutoin yhteydessä.

Saamme henkilötietoja myös muista ulkoisista lähteistä, kuten yritysten www-sivuilta. viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä ja suoramarkkinointitarkoituksiin myös yksityisistä rekisteripalveluista.

6. Säilytysaika

Yhteyshenkilön tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä ja kolme kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yhteyshenkilönä.

Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavien kuuden vuoden ajan.

7. Mitä oikeuksia Sinulla on?

Tietojen tarkastaminen
Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, Safeguard Engineering Oy ilmoittaa, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei, sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen
Sinulla on oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

Tietojen poistaminen
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Käsittelyn vastustaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.
Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Käsittelyn rajoittaminen
Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

8.Kuinka käytät oikeuksiasi?

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.
Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.
Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

9.Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

Safeguard Engineering Oy rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse, mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. Safeguard Engineering Oy pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

• Tietotekniikkapalveluiden tuottajia
• Logistiikkapalveluiden tuottajia
• Maksupalveluiden tuottajia
• Markkinointipalvelujen tuottajia
• Asiakaspalvelun tuottajia

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme tietoja emme siirrä Suomen rajojen ulkopuolelle.

10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta

Jotta voisimme tarjota edustamallesi yritykselle palveluitamme, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat mm. nimi- ja yhteystietosi.

11. Tieto automaallisesta päätöksenteosta ml. profilointi

Emme profiloi henkilötasolla emmekä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

13. Tiedot, jotka on hankittu muualta kuin Sinulta

Vastaanotamme tietoja yritykseltä tai yritystä edustavilta henkilöiltä. Hyödynnämme julkisia tietolähteitä, kuten FaktaNet-palvelua uusiasiakashankinnassa. Lisäksi päivitämme yritykseen liittyviä tietoja esimerkiksi Bisnodesta, Suomen Asiakastieto Oy:stä, Yritys- ja yhteisötieto-järjestelmästä tai muusta vastaavasta julkisesta rekisteristä sekä yritysten ja yhteisöjen www-sivuilta.

14. Tietosuojavastaava

Saat yhteyden Safeguard Engineering Oy:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse info@safeguard.fi. Mainitse viestissäsi mihin rekisteriin yhteydenottosi liittyy.

15. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 1.1.2024.